Privacy Policy Cookie Policy 10 modi per migliorare le tue liste ed essere più produttivo nel tuo lavoro - Virtualoffice4you

10 modi per migliorare le tue liste ed essere più produttivo nel tuo lavoro

10 modi per migliorare le tue liste

Hai troppi impegni quotidiani? Il tempo non basta mai e a fine giornata ti senti insoddisfatto? Una lista di cose da fare efficace può fare un’enorme differenza. 

In questo articolo troverai semplici suggerimenti che ti aiuteranno a migliorare la tua produttività ed essere più soddisfatto nel tuo lavoro quotidiano.

Vorrei ti ponessi queste domande:

  • Quanto è efficace la tua to do list ? 
  • Ti aiuta a pianificare la tua giornata? 
  • Ti aiuta a stabilire le priorità? 
  • O è un elenco infinito di cose che ti senti in colpa per non aver ancora fatto ?

Una buona to do list deve:

  1. essere un tuo strumento per  vivere in modo organizzato le tue giornate
  2. aiutarti a  concentrarti sulle cose che sono più importanti per te. 

Allora come si fa? 

I tuoi compiti devono essere concisi e specifici, non indicare una sola parola nel tuo elenco. Esempio: se devi emettere le fatture, non indicare fatturazione ma scrivi emettere fattura per il cliente xxx. 

Crea più di una lista, prova a dividere le voci in macroargomenti, avere un elenco  interminabile tutto per un solo giorno non ti aiuterà. 

Ecco 10 consigli su cosa devi sapere per essere più produttivo con le tue liste.

1. Scegli dove scrivere le tue liste

Il primo passo per creare una lista di cose da fare migliore è decidere dove tenerla. 

La cosa più semplice è un elenco cartaceo. Va bene anche un foglio di calcolo o un documento di elaborazione testi. Ma la tecnologia ci viene in aiuto e ci sono molte App che possiamo usare con diversi vantaggi, perchè non usarle? 

I vantaggi delle App per organizzare le liste:

  • Hanno promemoria integrati
  • Gli elenchi digitali sono più facili da modificare
  • Non puoi perdere un elenco digitale salvato nel cloud
  • È possibile modificare la modalità di visualizzazione delle attività, ad esempio in base alla priorità, alla data di scadenza o in ordine alfabetico
  • Puoi scegliere un’app con funzionalità che ti motivano

Quale app è la migliore? Ce ne sono davvero tante e potresti perdere un’intera giornata esplorando tutte le opzioni. 

Personalmente ne ho provate molte ma la migliore per me è TickTick, si può integrare con il tuo calendario, con Trello e puoi programmare la scadenza della tua attività. La cosa che maggiormente preferisco è l’integrazione con la tecnica del pomodoro (il metodo più famoso per la gestione del tempo).

Se vuoi saperne di più sulla mia App preferita, scrivimelo nei commenti e provvederò a fare un video per spiegarti come funziona.😃

Altre App ottime sono : Todoist , Any.do , Notion (ottima per la produttività)

Utilizzo molto anche Trello è tecnicamente un’app kanban, ma è una buona scelta se sei una persona altamente visiva.

2. Crea più di un elenco

Tutte le fantastiche app to do ti consentono di creare più elenchi. Inizia con alcuni semplici e ovvi, come Lavoro, Personale e Famiglia. Avere più di un elenco ti aiuta a concentrarti. Quando sei al lavoro, non vuoi essere distratto dalla tua lista personale. Quando sei a casa, non vuoi essere appesantito pensando alle tue responsabilità lavorative.

Cos’altro ti serve? Una lista della spesa? Una lista dedicata al tuo blog e alla scadenza della pubblicazione di ogni articolo? Una lista dedicata a un progetto particolare come il lancio di un tuo libro? Puoi aggiungere nuovi elenchi o rinominarli in qualsiasi momento.

3. Aggiungere nuove attività il più rapidamente possibile

Quando ti viene in mente una nuova attività, scrivila sul tuo elenco il più rapidamente possibile. Quando aggiungi attività alla tua lista non appena ci pensi, ti impedisce di soffermarti su di essa. Una volta che è stato scritto, non è più necessario ricordarlo e alleggerirai la tua mente.

4. Assegnare scadenze

Quando un’attività ha una data di scadenza, aggiungila. Le date di scadenza ti aiutano a stabilire le priorità. L’assegnazione delle date di scadenza è efficace per due motivi:

  • Innanzitutto, la maggior parte delle app ti consente di vedere cosa è pianificato per “oggi”, “domani” e “questa settimana”, indipendentemente dall’elenco in cui si trovano (Personale, Lavoro e così via). Quindi, puoi vedere tutto ciò che è previsto per  “oggi” e avere un’idea di come andrà la giornata, o prenderti un momento per riprogrammare se ti senti sopraffatto solo a guardare tutto. 
  • In secondo luogo, assegnando le date di scadenza delle attività, stai pianificando efficacemente la tua settimana, che è un’ottima strategia di gestione del tempo.

5. Rivedi le tue liste quotidianamente 

E’ buona abitudine prevedere per ogni venerdì la pianificazione della settimana che segue, mentre giornalmente, spostare solo le attività non fatte a causa di imprevisti.

Termina la tua giornata spostando le attività non svolte al giorno successivo. Poi dai un’occhiata a cosa è previsto per domani e valuta se è necessario spostare qualcosa nei giorni a seguire.

Quando pianifichi le tue giornate non dimenticare le pause.

Se ti sei reso conto che è giunto il momento di delegare parte del tuo lavoro, leggi questo articolo e scopri cosa puoi delegare a un Assistente Virtuale.

6. Limitati a poche attività al giorno

In media, controllo da tre a cinque attività al giorno, in base alla complessità. Se ho programmato inavvertitamente 12 attività per la giornata, so che non le svolgerò tutte, il che significa che devo ridefinire le priorità e modificare alcune date di scadenza. 

Qual è il tuo limite di attività giornaliere? Dipende dal tuo tipo di attività e dalla loro difficoltà. Imparare a monitorare il tempo dedicato in ogni task ti aiuterà a gestire meglio le tue liste. Utilizza App dedicate al monitoraggio del tempo, puoi provare toggl.

Una volta monitorato e stabilito il tempo che impieghi, sarà molto più facile pianificare e potrai limitare le tue assegnazioni giornaliere a un numero ragionevole. Più finisci tutte le tue attività della giornata, meglio ti sentirai con le tue liste di cose da fare in generale. Quella sensazione positiva alimenta un senso di produttività.

7. Usa le liste solo per le attività da svolgere

Le attività sono le azioni intraprese per raggiungere un obiettivo. Utilizza le tue liste per gestire solo le attività da svolgere e nient’altro. Obiettivi, traguardi e appuntamente non sono da inserire nelle tue liste.

8. Tieni traccia dei tuoi obiettivi

E’ importante avere degli obiettivi ben precisi da raggiungere. Decidi dove vuoi scriverli, spesso le App to do list hanno una sezione note dove potresti indicarli. Ricordarti di rivederli ogni trimestre o anno.

9. Guarda spesso la tua lista 

Un efficace elenco di cose da fare ti guida durante la giornata. Guardalo all’inizio della settimana per pianificare il tuo tempo, all’inizio della giornata e alla fine di ogni giornata lavorativa per rivedere il tuo piano. 

➡️ Più guardi la tua lista, più ti fidi di essa. 

➡️ Più ti fidi, meno devi ricordare quali compiti devi fare. 

➡️ Meno devi ricordare, più liberi la mente per concentrarti sul compito da svolgere.

10. Rendi le tue liste pratiche 

Se guardi spesso la tua to do list, come penso che dovresti, ti renderai presto conto di quanto sia utile avere le tutte le informazioni a colpo d’occhio. Mi riferisco alle priorità o al tipo di attività da svolgere o se è qualcosa di personale.

Molte app hanno valutazioni di priorità o stelle che puoi aggiungere che ti consentono di evidenziare attività cruciali. Utilizza colori diversi per le tue attività se questo ti aiuta. 

Applica icone che forniscono ulteriori informazioni sull’attività, ad esempio se richiede una telefonata ☎️ o e-mail. 

Se ti sei reso conto che è giunto il momento di delegare parte del tuo lavoro, leggi questo articolo e scopri cosa puoi delegare a un Assistente Virtuale.

Un ottimo elenco di cose da fare è al centro della produttività personale. È una tale gioia trovare un’app per la gestione delle attività e un processo che funzioni per te. Spuntare gli elementi della tua lista ti dà una sensazione di realizzazione ed è un elemento chiave per organizzarti. 

Al tempo stesso se non hai idea di quanto ci vuole a svolgere un’attività è difficile pianificare bene le tue giornate e non riuscire a svolgere quanto previsto potrebbe essere frustrante. Non è immediato abituarsi a nuovi metodi ma se cerchi di applicare i miei consigli ti renderà la vita più facile e meno stressante.

Elisa-Ottino

Elisa Ottino

Sono Virtual Office Manager, il braccio destro dei piccoli Imprenditori e liberi professionisti da 🖥️ remoto. Grazie alla mia esperienza pluriennale in ambito amministrativo, gestionale e logistico, ti aiuto a vivere meglio e più organizzato.
La mia passione per il web mi ha portato a diventare DIGITAL MARKETING SPECIALIST.

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