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Chi è l’Assistente Virtuale e 10 attività che puoi delegare

Ti incuriosisce la professione digitale dell’Assistente Virtuale? Ne hai sentito parlare ma non sai esattamente di cosa si occupa?

In questo articolo non ti parlerò di un software che interpreta il linguaggio o di intelligenza artificiale, ma di un Professionista in carne e ossa che lavora da remoto. Negli ultimi dieci anni gli Assistenti Virtuali sono diventati incredibilmente popolari tra le piccole imprese estere, perché sono una forza lavoro flessibile. In Italia la loro popolarità si è avvertita più recentemente.

Chi è un Assistente Virtuale?

Un Assistente Virtuale è un professionista che ti affianca in attività ricorrenti amministrative, di sviluppo aziendale, social media, backoffice,  e-commerce, blog o altre attività. 

Collaborare con un Assistente Virtuale libera il tuo tempo in modo che tu possa concentrarti su attività strategiche e far crescere il tuo business. Inoltre, il vantaggio è che possono avere skill differenti (contabilità, marketing, e-commerce…) questo ti permetterà di scegliere l’Assistente che più si adatta alle tue esigenze.

Possono essere un ottimo aiuto per:

  1. Liberi Professionisti
  2. piccoli Imprenditori
  3. E-commerce
  4. Artigiani
  5. Commercianti
  6. Saloni di Bellezza
  7. piccoli Negozi.

Puoi concordare una collaborazione per una durata in base alle tue necessità. Part-time o full-time, hai bisogno di 20 ore a settimana? Nessun problema. Hai bisogno di 30 ore? Che ne dici di 40? Possono essere disponibili anche solo per un task specifico, ma le attività le vedremo più avanti.

L’Assistente Virtuale può raggiungerti in qualsiasi parte del mondo, grazie al collegamento internet lavora esclusivamente da remoto. Ma non preoccuparti, grazie alle innumerevoli piattaforme di videochiamata è come se fosse di fianco a te.

10 attività che puoi delegare a un Assistente Virtuale

1. Gestione Blog

E’ possibile scegliere di fornire i contenuti per il tuo blog oppure possono essere redatti interamente dall’Assistente Virtuale. 

Il testo avrà un’immagine in primo piano  e altre immagini per rendere più piacevole la lettura. La galleria fotografica potrà essere condivisa in una cartella su cloud oppure le immagini possono essere create con l’utilizzo di tool specifici. Potranno essere inseriti anche video o audio.

Nel caso sia richiesto potrà essere condiviso sui Social aziendali e Newsletter. Esistono molti sistemi diversi utilizzati per pubblicare contenuti di post di blog, ma di gran lunga il più utilizzato è WordPress

2. Newsletter

Le e-mail possono essere inviate con frequenza diversa, con cadenza settimanale, bisettimanale o mensile. 

Di solito richiedono diversi tipi di messaggi a seconda del segmento di pubblico a cui sono indirizzate.

Possono essere automatizzate con delle sequenze, molto utili per gli E-commerce. Grazie alla sua flessibilità, l’Assistente Virtuale utilizzerà il sistema di email Marketing in uso dal cliente, nel caso in cui non sia ancora attivato si valuterà il più adatto alle esigenze del cliente. 

Alcuni esempi di piattaforme:

  • MailChimp
  • CovertKit
  • Klaviyo
  • Activecampaign

3. Social Media

Questo è uno dei modi più efficaci per gli imprenditori di espandere le dimensioni del loro pubblico oltre quelle persone che sono già i loro lettori e clienti. L’Assistente Virtuale può occuparsi della presenza online, creazione profili social con immagini copertina e profilo, creazione del calendario editoriale e  gestione dei contenuti su pagine e gruppi social. Si occuperà di rispondere ai commenti, della loro moderazione e dei messaggi. Una volta creati i post potranno essere pianificati con l’utilizzo di tool specifici. Hai bisogno di raggiungere maggiori followers con Facebook Ads? Vuoi avere un’analisi insights? L’Assistente Virtuale potrà farlo per te.

4. Landing Page

Una landing page è un tipo speciale di pagina del sito Web che incoraggia le persone a intraprendere un’azione specifica. Ad esempio, per iscriversi a un corso, un evento digitale dal vivo o un appuntamento telefonico iniziale, o per acquistare qualcosa … un prodotto digitale, un prodotto fisico, una consulenza, un biglietto per una conferenza ecc.

5. Backoffice

L’Assistente Virtuale potrà occuparsi dell’assistenza clienti telefonica, tramite e-mail o chat, particolarmente adatta ad E-commerce. Fa parte dell’attività di backoffice il caricamento ordini sui sistemi gestionali del cliente, emissioni di preventivi. Prenotazione corrieri ed emissione fatture di vendita.

6. E-commerce

Hai un’e-commerce e vorresti una mano nell’operatività? Allora l’Assistente Virtuale fa al caso tuo. Potrà occuparsi di caricare le schede prodotti, programmare le tue offerte, rispondere alle domande dei clienti, emettere fatture ed inviarle, gestire la logistica.

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7. Eventi e Webinar

Potrai avere un aiuto nella gestione dei tuoi webinar, ricerca e contatto relatori, preparazione di slide con i contenuti, landing page con form di registrazione, thank you page e si occuperà di darti supporto durante la diretta occupandosi delle domande dei partecipanti. Potrà inviare il webcast (la registrazione del webinar) a chi si era iscritto ma non ha partecipato. Allo stesso modo potrà esserti d’aiuto per l’organizzazione di eventi, prenotazione location, ricerca e contatto catering e qualsiasi altra attività che possa essere svolta da remoto.

8. Segreteria

Le attività di segreteria possono comprendere: gestione e-mail, organizzazione cartelle posta elettronica, solleciti di pagamento, organizzazione viaggi con prenotazioni, archivio digitale, ricerche, trascrizione podcast, traduzioni..

9. Amministrazione

Registrazione fatture acquisto e vendita sul gestionale esistente dal cliente, registrazione prima nota, cashflow, statistiche, controllo schede contabili, invio documenti al commercialista.

10. Organizzazione in ufficio

Grazie alla sua esperienza, l’Assistente Virtuale può essere il tuo braccio destro ed supportarti nell’organizzazione del flusso di lavoro, creazione di procedure e check list utili da seguire nei vari task operativi.

Queste sono solo alcune delle attività che possono essere svolte, ricorda che in base all’esperienza e formazione, ogni Assistente Virtuale lavora su mansioni specifiche.

Ti sei reso conto che potrebbe esserti utile un supporto nelle tue giornate lavorative?

Ti consiglio un libro che ha svolto un ruolo significativo per gli imprenditori di “esternalizzare” i loro compiti quotidiani:  “The 4-Hour Workweek” di Tim Ferriss. Ha trascorso più di quattro anni nella lista dei Best Seller del New York Times.

Ed eccoci ai primi passi per collaborare con un Assistente Virtuale:  

  1. fai un elenco di tutte le attività di cui ti occupi, non dimenticare nulla
  2. individua quelle che sono più ripetitive 
  3. quali ti portano via più tempo?
  4. ci sono alcune di queste attività per cui non sei portato?
  5. ora sei pronto ad individuare con chiarezza i task che potresti delegare 

Alcuni esempi: ritieni che la gestione della posta in arrivo sia eccessivamente lunga e noiosa, i problemi di tecnologia richiedono troppo tempo, quindi puoi delegare la gestione del sito Web o del tuo blog.

Non sei portato per la gestione dei social e la grafica non è il tuo forte?

Spero che ora ti sia più chiaro come può alleggerire le tue giornate un’Assistente Virtuale.

Elisa-Ottino

Elisa Ottino

Sono Virtual Office Manager, il braccio destro dei piccoli Imprenditori e liberi professionisti da 🖥️ remoto. Grazie alla mia esperienza pluriennale in ambito amministrativo, gestionale e logistico, ti aiuto a vivere meglio e più organizzato.
La mia passione per il web mi ha portato a diventare DIGITAL MARKETING SPECIALIST.

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